Binnen de administratieve dienstverlening en de accountancy wordt het organiseren van een geolied en efficiënt primair proces steeds essentiëler. Niet enkel vanuit concurrentieperspectief vanwege uitwisselbaarheid van standaard diensten, maar temeer vanuit het leveren van onderscheidende diensten en adequate adviesverlening. Data is hierbij het sleutelwoord. Het liefst gestandaardiseerd, ‘close-to-realtime’ en op geautomatiseerde wijze uitgewisseld. Om het kantoor van morgen neer te zetten moeten we vandaag nog kiezen voor software die ons hierin faciliteert. Het beschikken over een API voor slimme data-uitwisseling moet hierbij een hygiënefactor worden.

Een Application programming interface (API) is -in eenvoudige bewoordingen- een protocol  en koppelvlak die je kunt hanteren bij het aanroepen van software(functies). Het zorgt er voor dat systemen onderling gegevens kunnen uitwisselen via een afgesproken standaard formaat en methode. Vergelijk het met een laad- en losdock waarmee vrachtwagens pakketjes kunnen halen en brengen bij een gebouw. Om te kunnen laden en lossen moet aan bepaalde werkwijzen voldaan worden. Het kan ook alleen op vooraf afgesproken punten.

De noodzaak voor een data gedreven kantoor

Elk kantoor dat zich realiseert dat het op korte termijn in zekere zin regisseur wordt van een ‘data carousel’, maakt nú de keuze voor software die over een dergelijk dock beschikt. Gelukkig bieden steeds meer software applicaties die aan. Het stelt je als kantoor in staat om gegevens geautomatiseerd in te voeren en op te halen uit de software. Bijvoorbeeld voor:

• Ophalen van stamgegevens uit applicatie X voor bijwerken in applicatie Y.
• Ophalen van transactie gegevens uit applicatie X voor rapportage in applicatie Y.
• Bijwerken van een werkstroom-stap in applicatie X na afwikkeling van de stap in applicatie Y.
• Bij het stoppen met applicatie X, het kunnen exporteren van data.

Hierdoor wordt handwerk bespaard, ontstaan er nieuwe kansen voor data-inzicht en bovenal worden gegevens sneller en kwalitatief beter uitgewisseld. Zo kunnen real-time gegevens worden opgehaald, in plaats van te wachten op de export van een auditfile. Of kan er direct een signaal komen naar de relatiebeheerder indien er een boeking wordt verricht die aanleiding geeft om contact met de klant te leggen. De kansen van data ondersteunen de relatiebeheerder zondermeer in het Klantcontact.

Ontbreken van een (publieke) API

Toch ontbreekt de vereiste voor een API vaak nog in selectietrajecten van software als randvoorwaarde. Een groot gemis is dat de keuze van software vaak enkel gestoeld is op functionele eisen. Positieve voorbeelden zijn er ook. Branchevereniging NOAB was een van de eerste sturende organen door in een normenkader voor softwareleveranciers de aanwezigheid van een API als ‘showstopper’ te beschouwen. Ook STIPAC onderschrijft de noodzaak hiervoor, zodat een betere interoperabiliteit in de sector ontstaat.

Het is goed om daarbij ook het onderscheid te maken tussen software applicaties met een API en softwareapplicaties met een publieke API. In het eerste geval is er een API, maar kan die alleen door de leverancier zelf aangewend worden. In het tweede geval zijn er openbare beschrijvingen voorhanden (zogenaamde bibliotheek) en kan er zelfstandig en naar eigen wens en inzicht worden gekoppeld. De publieke API geniet de voorkeur en is bij Saas-software – vaak gericht op connectiviteit – steeds vaker de norm. Softwareleveranciers binnen de accountancybranche met een publieke API wikkelen soms meerdere miljoenen verzoeken (aanroepen) per dag af.

Begrip hebben voor leverancier

De verandering naar een data georiënteerde werkwijze zorgt voor een enorme toename in deze API-verzoeken. Kansen te over, maar ook uitdagingen voor leveranciers om zich hier qua architectuur goed op voor te bereiden. De impact hiervan wordt nogal eens onderschat en leveranciers beraden zich met regelmaat over waar de extra kosten belegd moeten worden. Ook de snelheid speelt een rol. Naar analogie van de laad- en losdock moet er een reële verwachting blijven over hoe snel een vrachtwagen is volgeladen om weer te vertrekken. Met de inzet van populaire tools als Power BI zijn duizenden regels per minuut direct uit de API te onttrekken. Een prestatie op zich om te faciliteren.

Soorten API’s en OpenAPI

Om de materie te doorgronden en leveranciers beter te bevragen is het goed te realiseren dat er meerdere verschijningsvormen zijn van API’s. De twee bekendste API’s voor webservices zijn SOAP en REST. Om het eenvoudig te begrijpen: SOAP is als een envelop, REST is als een ansichtkaart. Een envelop kost wat meer stappen om te verpakken en open te maken. Een ansichtkaart is sneller en goedkoper (lichter). REST API’s worden steeds vaker gebruikt bij ontwerpen met moderne webtechnologie en bij publieke API’s. Waar SOAP XML-berichtinhoud gebruikt, is dat bij REST het JSON-formaat. Deze is eenvoudiger te begrijpen en te verwerken. Voor REST webservices bestaan standaarden: OpenAPI Specification (voorheen wel Swagger specification genoemd).

Zelf software koppelen en gegevens uitwisselen

Als leveranciers deze OpenAPI-standaarden hanteren is het voor medewerkers met enige technische handigheid heel goed te doen om zelf een verbinding te maken tussen de software. Waar gespecialiseerde bedrijven nu ingeschakeld moeten worden -zogenaamde integrators- voor het ontwerp en de bouw van koppelingen, wordt dat bij OpenAPI-standaarden minder essentieel. In de accountancymarkt doet low-code software inmiddels zijn intrede. Met deze software kunnen door medewerkers zelf gegevensintegraties samengesteld worden. Als de leverancier OpenAPI-standaarden hanteert kan de low-code software de verzoeken (aanroepen) automatisch herkennen.

Het zijn allemaal kleine stapjes op weg naar het data-gedreven accountantskantoor. De API speelt hierin een onmisbare rol. Dat besef begint door te dringen. Laten we deze ontwikkeling stuwen en de aanwezigheid van een publieke API, bij voorkeur conform de OpenAPI-standaard, op de agenda zetten en meewegen in de keuze voor de software van morgen.

Bijdrage van Reindert Doorn, adviseur bij DOCCO en samenwerkingspartner bij STIPAC.

(STIPAC: Standaardisatie- en interoperabiliteitsplatform accountancy, om de accountancysector te ondersteunen als het gaat om standaardisatie en ketendigitalisering).