We hebben steeds meer informatie en documenten te verwerken door toegenomen digitalisering en door de coronacrisis gebeurt dit steeds vaker op afstand. Technologie biedt intussen prachtige middelen om slim en online samen te werken. De praktijk is echter weerbarstig: op afstand werken en grote hoeveelheden datasoorten maken het moeilijk voor medewerkers om processen eenduidig af te wikkelen. Daarbij gebruiken we steeds meer verschillende (software)applicaties. Het resulteert in ‘in-efficiency’ en ‘in-compliancy’. Hoog tijd om te kijken hoe dat slimmer kan!

Tom van Bolhuis, manager kwaliteit bij PKIsigning, geeft op het Data & RPA-congres voor accountants op 21 april een inkijkje in de kansen die er voor accountantskantoren zijn om processen slimmer te automatiseren. “Juist in de samenwerking met klanten liggen er kansen”, geeft hij aan. Van Bolhuis: “Met de handling van inkomende en uitgaande documenten is te veel tijd gemoeid.”. Door hier te automatiseren wordt niet alleen kostbare tijd bespaard, het helpt ook bij de harmonisatie van processen en terugdringen van variëteit in processen die veel tijd kosten. Van Bolhuis geeft op het congres voorbeelden van slimmer werken door lowcode en robotics. Deze technologieën bieden kansen om processen slimmer vorm te geven.

Digitaal ondertekenen: een integraal proces van a-z

Als voorbeeld wordt er ingehaakt op het ondertekenen van documenten. PKIsigning biedt hier als softwareoplossing een unieke propositie in. De online software regelt het ondertekenen op het hoogste niveau, met het gebruiksgemak van de Cloud. Documenten komen vaak uit allerlei wisselende bronsystemen. Gegevens van ondertekenaars die een uitnodiging moeten ontvangen bevinden zich in een CRM-pakket. Tot slot moeten getekende stukken vaak weer gearchiveerd worden in interne dossiers. “Door de inzet van robotisering zijn deze processen ultiem te stroomlijnen”, licht Van Bolhuis toe. Zo kan een document volautomatisch worden opgehaald, verzonden en na ondertekenen worden gearchiveerd.

API is de sleutel

Voorwaarde voor de inzet van procesrobotisering is de open connectiviteit. Steeds meer online-applicaties beschikken over een Open API. Het biedt accountantskantoren essentiële flexibiliteit om processen die over meerdere schrijven gaan te automatiseren. PKIsigning ontwikkelde de afgelopen periode een specifieke Open API die geoptimaliseerd is voor lowcode en robotics. Klanten en partners kunnen daarmee zonder enige technische kennis processen automatiseren. Tijdens het congres laat Van Bolhuis in zijn sessie een voorbeeld zien van de integratie met Microsoft Power Automate. Daarna gaan deelnemers direct zelf aan de slag.