Er wordt vaak gesteld dat ‘data’ het nieuwe goud is voor accountantskantoren, maar net als goud moet je data ook delven. En daar komt een robot bij kijken. Robots worden met de oplopende personeelstekorten steeds vaker ingezet voor simpele handelingen, maar ook om data te verrijken. Abstract? Nee hoor, volgens Reindert Doorn van DOCCO: ‘Veel kantoren zijn er al mee aan de slag gegaan het afgelopen jaar’. Het beeld van robots moet wel worden bijgesteld. In dit artikel lees je waarom en hoe je zelf kunt starten.

Een jaar of 8 geleden was er een vaak aangehaald onderzoek van de BBC ‘Will a robot take your job?’. Accountants stonden heel hoog in het rijtje met kanshebbende beroepen. Het zorgde voor een onvoorstelbaar beeld, mede door de illustraties waarmee de publicaties gepaard gingen. Fysieke verschijningen die rechtstreeks uit een tekenfilm afkomstig konden zijn.

Robot v.s. bots

De robotisering waar we in de sector mee te maken krijgen is echter geen fysieke robot, maar een ‘bot’ zonder fysieke verschijningsvorm. Een bot is een klein stukje computercode of script dat autonoom taken kan uitvoeren. Op hoge snelheid en zonder fouten. Doordat we steeds meer online doen, kan het stukje computercode ook online draaien en verbinding maken met onze online software om acties uit te voeren. Waar vroeger alleen de IT-nerds dergelijke scripts konden maken is dat nu voor iedereen weggelegd. Dat is voor veel accountants een eyeopener. Het komt door de opkomst van zogenaamde ‘low-code’ platformen. Hierop kunnen functionele processen gebouwd worden zonder kennis van programmeren.

Klein denken

Als het gaat om robotisering moeten we niet groots denken, volgens Doorn, maar juist kleiner. We zien bots overal om ons heen taken uitvoeren. Denk aan chatbots op websites of Siri op je iPhone. Doorn: ‘Op die wijze moeten kantoren leren kijken naar robotisering. Kleine handelingen die je vaak doet vervangen door kleine geautomatiseerde processen. Niet groots, maar klein.’ Als voorbeeld noemt hij het -voor kantoren idealiter standaard-  klantacceptatieproces. Hier kunnen bots bij helpen.

Online software en connectiviteit de sleutel

De sterke ontwikkeling van Saas-software helpt in de versnelling van robotisering. De software is online bereikbaar. Niet alleen voor de gebruiker van de software, maar ook voor de (ro)bot. Daardoor kunnen er op ieder moment acties en handelingen uitgevoerd worden. Daarbij komt dat een belangrijk kenmerk van Saas-software de uitstekende connectiviteit is. Hoe eenvoudiger er verbinding gemaakt kan worden en hoe beter gestandaardiseerd deze digitale voordeur is, hoe makkelijker ‘data-pakketjes’ door de (ro)bot te bezorgen of op te halen zijn. Standaarden als Oauth2.0 en OpenAPI helpen daarbij. Hier zijn daarom voor accountantskantoren steeds belangrijkere eisen in een software selectietraject merkt Doorn op.

Robot al in gereedschapskist accountant

Waar het voor veel accountants al een eyeopener is dat robotisering toegepast kan worden zonder techneuten, is bij nog minder bekend dat ze de software om hiermee aan de slag te gaan al in huis hebben. Doorn: ‘Elk kantoor die over een Microsoft 365-licentie beschikt, kan direct aan de slag met Power Automate. Het is één van de tools die je hiervoor kunt inzetten’. Om kantoren meer bekend te maken met de gereedschappen van het Power Platform en IT optimaal in te zetten startte DOCCO samen met een aantal partners de website www.power-platform.nl.

Voorbeeld ter illustratie

Stel je voor dat je als kantoor je DGA-klanten wil ondersteunen door ze geautomatiseerd een betaalverzoek te sturen op de laatste vervaldag van betaling van de aangifte loonheffing.

Dat kan in 6 stappen:

1. Ga naar flow.microsoft.com en log in met je 365-account.
2. Ga naar ‘gegevens’ en kies ‘custom connector’. Stel deze in of vraag hulp hierbij. In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van Loket.nl.
3. Ga naar ‘maken’ en kies ‘geplande cloudstroom’. Stel deze in op dagelijkse frequentie.
4. Haal de aangifte gegevens op vanuit de loonsoftware.
5. Maak een veld waarin de variabele datum wordt opgeslagen. Bijvoorbeeld 28 dagen na einddatum tijdvak aangifte. Filter de opgehaalde aangifte gegevens hierop.
6. Haal de details op van de aangifte en bouw hiermee een e-mail op met behulp van deze dymamische velden.

Congres over robotisering van processen

Op 21 april organiseert DOCCO samen met andere partners van het ‘Powerplatform voor accountants’ het online Data & RPA congres. Tijdens dit congres wordt ook nadrukkelijk ingegaan op de kansen rond robotisering van kantoorprocessen. Zo vertelt een administratiekantoor in één van de twaalf deelsessies hun verhaal en geleerde lessen in de opstart. Deelnemers krijgen een serie voorbeelden uit de praktijk te zien waarop ze kunnen stemmen. Microsoft zal een aantal awards uitreiken aan de winnaars in verschillende categorieën. Meer dan 100 deelnemers van uiteenlopende accountantskantoren hebben zich hier al voor aangemeld.