Het gemak waarmee data wordt uitgewisseld en kan worden geanalyseerd voor advieskansen of interne procesanalyse is een aanwinst voor kantoren. Goede koppelbaarheid en cloudsoftware maken dat steeds meer kantoren starten met het aanleggen van een zogenaamd ‘datawarehouse’. Een eigen op cloudtechnologie gebaseerde dataopslag met bijvoorbeeld gegevens uit het administratieve-, salaris- en fiscale proces. Maar van wie is die data eigenlijk? En hoever mag je als kantoor gaan in het combineren van dataverzamelingen? Op het online Data&RPA congres op 23 maart staat dit thema centraal.

Het maken van een klantprofiel, het samenbrengen van relevante informatie en real-time adviessignalen. Het lijkt voor veel kleine administratie- en accountantskantoren wellicht nog niet binnen handbereik, grote kantoren zijn er al volop mee bezig. In allerlei experimenten worden de kansen van grote datahoeveelheiden (big data) onderzocht, of partnerships gesloten met gespecialiseerde data(analyse)bureaus. En zeg nou zelf; zou het niet fijn zijn om ‘triggers’ te ontvangen die helpen in je klantrelatie en een 360 graden beeld te hebben van de ondernemingen die je adviseert? Allerhande softwaretools helpen kantoren hierbij.

Profiling door accountantskantoren

Over de grenzen wordt echter nog niet gesproken. In de komende jaren zullen accountantskantoren op grote schaal digitale gegevens verwerken in gestructureerd formaat. Het wordt als een zeer waardevol bezit gezien naar de toekomst. De gedrevenheid om met deze data aan de slag te gaan verbloemen de aandachtspunten rond privacy. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de handel in data – in breed perspectief- als speerpunt gepositioneerd voor de komende jaren. Kantoren dienen nú al – bij het ontwerp van data-infrastructuren- na te denken over de privacyaspecten.

Doorgroei naar data-samenleving / uit Focus AP 2020-2023:

“Er worden steeds meer (persoons)gegevens verwerkt en blijft de datastroom toenemen. In feite is het een vicieuze cirkel: data maken producten en diensten steeds slimmer en deze producten en diensten creëren vervolgens weer meer data. Dit heeft voordelen: de data kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld gericht producten en diensten aan te bieden.”, “Naast het feit dat er veel meer data worden gegenereerd, verzameld en vastgelegd, worden er op basis van die data profielen gemaakt. Steeds meer bedrijven en organisaties gebruiken die profielen om gericht diensten en producten aan te bieden. Ons profiel en bijbehorende score bepalen vervolgens op welke manier zij ons behandelen of benaderen of juist niet benaderen.”, “De AVG schrijft voor dat bedrijven en organisaties data eerlijk moeten verwerken en dat zij transparant moeten zijn over hoe ze profielen samenstellenen hoe ze profilering inzetten.”, “Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat organisaties niet zomaar persoonsgegevens doorgeven, zonder dat zij dat weten of ermee instemmen.

Van wie is de data eigenlijk

De eerste vraag die opkomt is het eigenaarschap van de data. Berust deze bij de klant, het kantoor en/of de softwareleverancier? Meerdere partijen zien zichzelf als eigenaar, de uitwerking is complex. Zo heeft het meer dan een jaar geduurd voordat er duiding kwam over de rol van het kantoor als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de context van de AVG. Sommige data is wellicht van de klant, andere zijn weer toegevoegd aan deze verzameling door het kantoor. En dan is er nog de vraag of kantoren het ‘recht’ hebben om data uit software applicaties te onttrekken omdat het hen of de klant toebehoord. En wat betekent dit dan voor de leverancier?

Praktijkvragen

Het is duidelijk dat er nog een hoop te beslechten is en er  geen eenvoudige antwoorden zijn. Het Powerplatform voor accountants organiseert op 23 maart een online congres rond Data&RPA waar mr. Martijn Kortier is uitgenodigd. Hij geeft in zijn keynote een beschouwing en gaat in op vragen over “Data-eigenaarschap en privacy aspecten in een data gedreven kantoor”. Mr. Martijn Kortier is advocaat-partner bij Elferink&Kortier, gespecialiseerd in ICT-recht, privacy en nieuwe technologie.