Ingezonden door Arie van Klompenburg (en eerder gepubliceerd op Davista.nl)

In de april 2021 update van Power BI Desktop is een hele handige visual toegevoegd, waarmee je vanuit een Power BI rapport direct een Power Automate flow kunt starten. Dit maakt het mogelijk om acties te starten, rechtstreeks vanuit Power BI.

Rapport vernieuwen

Om een Power BI rapport te vernieuwen heb je normaal gesproken toegang nodig tot de werkruimte. Dat is nu niet meer nodig. Je kunt nu een knop opnemen in het Power BI rapport waarmee je via een flow in Power Automate de opdracht geeft om de Power BI dataset te vernieuwen.

In Power BI Desktop maak je een nieuwe visual aan, je kiest hier de visual ‘Power Automate for Power BI’. Vervolgens maak je hierin een nieuwe flow in Power Automate. De actie is heel eenvoudig, als er op de knop geklikt wordt dan wil je een Power BI dataset vernieuwen. Kies de huidige dataset en klik op ‘Save and apply’. Om de huidige dataset te kunnen kiezen moet je het wel eerst alvast publiceren in de Power BI Service.

Let er op dat deze vernieuwactie via Power Automate wel meetelt voor het maximale aantal keren dat je een Power BI rapport kunt vernieuwen. Met een Power BI Pro licentie is dat 8x per dag. Als je iedereen zomaar op de knop laat klikken, dan ben je daar gauw doorheen en zal ook de ‘scheduled refresh’ die dag niet meer mogelijk zijn. Daarom heb ik in de bovenstaande flow een extra conditie opgenomen om te controleren of de gebruiker die op de knop geklikt heeft een gebruiker is die ik daarvoor expliciet toestemming heb gegeven.